dms9000 blog

ゲームプロデューサー8年、ネットの事業企画やマーケ10年、スタートアップ経営者2年と渡り歩いてきましたので、その辺の話を書いています

プロジェクト管理やチャットツールで業務効率化するには

大企業勤務の知人から「チャットツールやプロジェクト管理ツールでおすすめを教えて」と聞かれたので、こちらにまとめます。
関係者間のコミュニケーションコストを下げるのが目的ですね。

 

従来はメールや口頭が中心とのこと。

大企業勤務時代に経験したので、分かります。これでは履歴を追うのが大変、いちいち挨拶が必要、口頭は履歴が残らない課題があります。

 

さて、本来、コミュニケーションを交わしたい情報とは経緯と結果です。

経緯のようなフロー情報はチャットツールで、結果のようなストック情報はプロジェクト管理ツールで進めるのがおすすめです。

 

これらのツールを利用することでコミュニケーションコストはぐんと下がります。

 

■チャットツール

  • twitterのTLのように会話が流れていきます。
  • 挨拶不要、即本題
  • 要件ごとに部屋を作れて、招待ユーザーを設定できます
  • 社内だけでなく社外の人も招くことができます(社内ポリシーでNGの企業もあります)
  • 資料をドラッグ&ドロップでアップロードできます

つまり、より簡単にコミュニケーションができ、途中からアサインされても履歴を遡ることができます。
一方で、TLと同様流れていくフロー情報のため、必要な情報が埋もれる可能性も。これをプロジェクト管理ツールでフォローします。

 

■プロジェクト管理ツール

  • プロジェクト単位で情報をまとめることができます
  • プロジェクトごとに必要なタスクの作成と担当者のアサイン、タスクを自動でガントチャート化することができます。
  • 資料も貼り付けできます。

プロジェクトの目的、内容、現状を追うことができるのがメリットです。特に、どのタスクを、いつまでに、誰がやるのかを可視化できます。

 

<おすすめ> 

■チャットツール
・chatwork

go.chatwork.com

・slack

slack.com

・比較
機能はほぼ同じですが、slackの方が以下のメリットがあります

  • 連携先が豊富
  • markdown記法に対応しているので開発職は使いやすい
  • アメリカの会社が開発しているので海外企業はとっつきやすい

 

■プロジェクト管理ツール
タスク管理、プロジェクト管理、ガントチャートの自動作成ができるおすすめツールです。

・backlog

backlog.com

・trello

trello.com

 

・比較
機能はほぼ同じです。
が、trelloの方が連携サービスが豊富、UIがよく出来ています。
その分価格もtrello>backlogになります。

また、チャットツール連携もできますが、trelloの方が簡単です。

 

・個人的なおすすめ

trello & slackがおすすめです。

自動連携するとタスク漏れは少なくなるでしょう。

 

<導入の仕方>
リーダーが「このツールが良いので使おう」というトップダウンでも良いです。
が、やはりツールの向き不向きがあります。

そこで、試用期間を設け、メンバーに試しに使ってもらった上で使用ツールの結論を出す民主的な方法が良いかと。

 

<まとめ>

  • フロー情報はチャットで、ストック情報はプロジェクト管理ツールと使い分けする
  • まずはチームメンバーと試してみよう